Jak zarządzać skrzynką mailową w firmie, żeby nie zwariować

poczta email

Co by się stało, gdyby wszystkie wiadomości w twojej skrzynce odbiorczej nagle się zmaterializowały? Zmieściłyby się w zgrabnym koszyczku na listy? A może zasypałyby całe twoje biurko albo… biuro?

Jeśli w twoim wypadku prawdziwa jest opcja druga albo trzecia i nie czujesz się z tym zbyt komfortowo, ten artykuł jest dla ciebie. Przeczytaj, jak zarządzać swoją skrzynką odbiorczą, żeby nie zwariować.

Krok pierwszy: Dlaczego przychodzi do mnie tyle maili?!

Nieważne, czy jesteś samotnym freelancerem, czy zatrudniasz pracowników. W pewnym momencie na twoją skrzynkę mailową może trafiać kilkadziesiąt wiadomości dziennie. Nawet jeśli będziesz poświęcać 2-3 godziny na przeglądanie maili i odpisywanie na nie, ryzyko zaliczenia wpadki jest bardzo duże – coś przeoczysz, z czymś się spóźnisz, a coś innego zrobisz dwa razy.

Dlatego pierwszy i najważniejszy krok do efektywnego zarządzania skrzynką to zredukowanie liczby przychodzących wiadomości. Przejrzyj wiadomości, które zalegają w twojej skrzynce. Przy każdej (tak, każdej!) z nich zadaj sobie pytanie: „Dlaczego dostałem tę wiadomość?”

Kilka kategorii wiadomości, które niekoniecznie chciałbyś od razu (albo w ogóle) czytać to:

1. Korespondencja między twoimi pracownikami a klientami.

Jesteś faktycznym adresatem wiadomości, czy tylko „DW” („do wiadomości”)? Może wcale nie ma potrzeby, żeby takie wątki trafiały na twoją skrzynkę? Powiedz pracownikom, żeby dodawali cię do odbiorców tylko na twoją prośbę.

A jeśli faktycznie chcesz mieć wgląd w korespondencję między kontrahentami a pracownikami, zastanów się nad używaniem w firmie zintegrowanej poczty powiązanej z systemem CRM. Będziesz mógł zaglądać do komunikacji tylko wtedy, kiedy zajdzie taka potrzeba.

2. Komunikaty, automatyczne powiadomienia.

Czytasz je? Jeśli nie, dobrym rozwiązaniem jest ustawienie w poczcie filtru, który od razu będzie usuwał takie wiadomości.

A może planujesz przeczytać je w przyszłości? Również możesz ustawić filtr i wrzucać powiadomienia do konkretnego folderu, z pominięciem skrzynki odbiorczej.

3. Newslettery.

Chyba każdy z nas coś subskrybuje – bo chce, bo musi, bo chciał mieć dostęp do jakiegoś materiału, a „ceną” było zapisanie się do newslettera… Takie maile możesz również automatycznie przenosić do odpowiedniego folderu – jeśli faktycznie je czytasz. Jednak założę się, że na dzień dobry śmiało możesz wypisać się z przynajmniej kilku subskrypcji.

4. Spam.

Spam to wszystko, co przychodzi, chociaż tego nie chcesz. Przydaje się dobry filtr antyspamowy i korzystanie z możliwości usunięcia twojego maila z baz danych (część maili od spamerów zawiera taką opcję).

Jak jeszcze możesz zredukować liczbę przychodzącej poczty? Jeśli twoja skrzynka ma w regulaminie zapis, który dopuszcza możliwość wysyłania do ciebie treści reklamowych – zmień serwer. Na rynku jest za dużo dobrych i darmowych rozwiązań, żeby zawracać sobie głowę śmieciami w poczcie.

Inny dobry sposób na szybkie zmniejszenie liczby wiadomości, to usuwanie ich zaraz po przeczytaniu. Zasadę tę możesz zastosować do maili, które nie wymagają żadnej twojej reakcji teraz i nie będą jej wymagać w przyszłości (potwierdzenia płatności, większość wiadomości z serwisów zakupowych typu Allegro, itp.) Zostaw tylko te wiadomości, które naprawdę mają wartość – czyli potwierdzenie zamówienia albo rezerwacji.

Krok drugi: Odkryj mityczne „Inbox zero”

Może się zdziwisz, ale skrzynka odbiorcza służy do odbierania wiadomości. Odbierania – nie przechowywania 🙂 .

Dlatego w metodzie „Inbox zero” traktujesz skrzynkę odbiorczą zgodnie z jej przeznaczeniem, jako listę zadań. Wymaga to usuwania z „Odebranych” wszystkiego, co twoim aktualnym zadaniem nie jest (niekoniecznie przenoszenia do kosza, ale do jakiegoś innego, bardziej stosownego folderu).

OK. Teraz w skrzynce zostały wiadomości, którymi faktycznie musisz się zająć. Oto, co możesz z nimi zrobić:

1. Jeśli coś zajmuje mniej niż dwie minuty, zrób to od razu i zapomnij o sprawie.

Możesz odpisać na maila i od razu go zarchiwizować, albo tylko zarchiwizować bez odpisywania. Taka wiadomość nie znika z serwera, tylko z twojego pola widzenia. Pojawi się w folderze „Odebrane”, gdy ktoś na nią odpowie. Możesz ją też w razie co odszukać i przenieść z powrotem do „Odebranych”.

2. Jeśli coś wymaga więcej czasu, zaplanuj, kiedy się tym zajmiesz.

Bardzo pomocna jest funkcja „Snooze” albo „Odłóż”. Wiadomość znika ze skrzynki odbiorczej na jakiś czas, a potem pojawia się w niej znowu – tym razem zgodnie z twoim harmonogramem.

Do czego możesz użyć tej funkcji? To zależy tylko i wyłącznie od twojej kreatywności. Może chcesz skontrolować, czy ktoś ci odpisał? Jeśli nie, wiadomość i tak pojawi się za jakiś czas w skrzynce odbiorczej i będziesz mógł ponowić zapytanie. A może chcesz, żeby wiadomość z fakturą czy rachunkiem do zapłacenia pojawiła się na twojej liście zadań w przeddzień terminu płatności?

Krok trzeci: Myśl jak roboty Google 🙂

Jeśli korzystasz z archiwizacji wiadomości, teoretycznie nie będzie ci potrzebny żaden skomplikowany system etykiet, folderów, flag i takich tam. Żeby znaleźć konkretną wiadomość, możesz użyć wyszukiwarki.

Uwaga: Ten sposób zadziała tylko wtedy, gdy naprawdę ograniczysz do minimum liczbę przychodzących maili i będziesz systematycznie usuwać z niej wszystko, co zbędne.

Jak możesz sobie ułatwić zadanie? Gdy piszesz nowego maila, zastanów się, po jakich słowach kluczowych prawdopodobnie byś go wyszukiwał. Następnie zawrzyj je w temacie wiadomości i nazwach załączników, najlepiej w nieodmienionej formie.

Jakie to mogą być „słowa kluczowe”? Adres, imię i nazwisko albo nazwa, data, wydarzenie. Tak może wyglądać temat wiadomości, który ilustruje ideę: „Jan Kowalski Fotograf sp. z o.o., spotkanie w sprawie sesji reklamowej, 20.03.2020, Hotel Europa”. Wiadomo, o co chodzi? No właśnie. (Nie musisz oczywiście stosować wszystkich słów kluczowych na raz, to tylko przykład 🙂 )

Przy okazji: Jeżeli nauczysz takiego sposobu opisywania wiadomości również swoich kontrahentów i współpracowników, niezwykle ułatwisz sobie zarządzanie skrzynką odbiorczą.

Krok czwarty: Odpowiednie szufladki

Co z folderami? Możesz uznać, że archiwizacja i wyszukiwarka ci wystarczą. Ale jeśli lubisz „szufladki”, to stwórz dostosowaną do siebie strukturę. Tylko pamiętaj, żeby była jak najprostsza – nie trać czasu na wymyślanie skomplikowanych nazw, które i tak zapomnisz.

Możesz również ustawić odpowiedni filtr w swojej skrzynce, żeby pewne wiadomości trafiały od razu do właściwego folderu (Ja tak zrobiłem np. w przypadku newsletterów. Zaglądam do tego folderu w przerwie na herbatę 🙂 )

Krok piąty: Wyznacz sobie czas na sprawdzanie skrzynki odbiorczej

Powiedz szczerze: Czy lubisz, jak ktoś odrywa cię od pracy? Przychodzące co chwilę powiadomienia o nowej wiadomości są równie rozpraszające, co dzwoniący telefon. Z telefonem można sobie poradzić, ustawiając go na tryb samolotowy albo wyciszając dźwięk. Podobną taktykę możesz zastosować do zarządzania pocztą – wyłącz wszystkie powiadomienia.

Mail nie jest narzędziem do komunikacji w nagłych przypadkach. Musisz samodzielnie ustalić, jak często i kiedy powinieneś zaglądać na pocztę. Wszystko zależy od tego, w jakiej branży działasz – inne wymagania ma e-commerce, inne pośrednictwo finansowe czy organizowanie wesel.

O tym, kiedy czytasz pocztę, możesz poinformować za pomocą autorespondera. Podaj w takiej automatycznej wiadomości swój numer telefonu. Jeśli ktoś ma naprawdę pilną sprawę i nie może czekać, zadzwoni.

Najlepszy sposób zarządzania pocztą? Sprawny!

Nie traktuj tych kroków jako regułę, ale raczej jako drogowskaz. Może ciebie nie rozprasza mnóstwo maili w skrzynce odbiorczej i masz swój system zarządzania skrzynką, który działa.

Skąd masz wiedzieć, czy system jest sprawny? Z tego, jak działa w sytuacji krytycznej. Jeśli po dwutygodniowym urlopie wchodzisz na swoją pocztę i jesteś w stanie efektywnie zarządzać zadaniami – to dobrze.

Ale jeżeli na myśl o swojej skrzynce dostajesz palpitacji serca (i to nie tylko po dwutygodniowej przerwie w pracy), to rady przedstawione w tym artykule bardzo ci pomogą. Zastosuj je i trzymaj się tego systemu – a poznasz to cudowne uczucie, jakie daje brak wiadomości w skrzynce odbiorczej tuż przed końcem pracy. 🙂

Dodaj komentarz